Politique de confidentialité

Novare Stratège Légal inc. (« Novare », « nous », « notre ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. Dans le cadre de ses services juridiques, de ses activités de formation, de ses communications professionnelles et de l’administration de ses affaires, Novare peut recueillir, utiliser, communiquer, conserver ou détruire certains renseignements personnels, toujours avec rigueur, discrétion et dans le respect des lois applicables.

La présente politique vise à expliquer, de façon claire et transparente, les pratiques de Novare en matière de protection des renseignements personnels, notamment les types de renseignements recueillis, les fins pour lesquelles ils sont utilisés, les personnes avec qui ils peuvent être partagés, les mesures de protection mises en place ainsi que les droits des personnes concernées.

Aux fins de la présente politique, un renseignement personnel désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Certains renseignements professionnels, comme le nom, le titre, les fonctions, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail, peuvent toutefois avoir un caractère public dans certaines circonstances.

Qui sommes-nous?

Novare est un cabinet juridique québécois spécialisé notamment en droit du travail, en santé et sécurité du travail, en relations du travail, en ressources humaines et en conformité réglementaire. Novare accompagne principalement des employeurs, des gestionnaires et des organisations dans la prévention, la gestion et la résolution de situations liées au travail.

Aux fins de la présente politique, Novare est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Catherine Deslauriers, avocate et présidente de Novare, agit à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels, y compris pour le traitement des demandes relatives aux renseignements personnels et des incidents de confidentialité.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels recueillis par Novare varient selon la nature de la relation avec la personne concernée et selon les services demandés. Ils peuvent notamment comprendre :

des renseignements d’identification, comme le nom, le prénom, le titre ou la fonction;
des coordonnées, comme l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone;
des renseignements professionnels, comme le nom de l’employeur, le poste occupé, le contexte organisationnel ou les responsabilités professionnelles;
des renseignements nécessaires à la prestation de services juridiques, y compris des renseignements liés à un mandat, à un dossier, à une réclamation, à une situation de travail, à un litige ou à une consultation;
des renseignements relatifs aux formations, événements, inscriptions, préférences de communication ou demandes d’information;
des renseignements de facturation et de paiement, incluant, lorsque requis pour l’inscription ou le paiement d’une formation ou d’un service, des renseignements relatifs à une carte de crédit personnelle ou corporative;
des renseignements transmis dans le cadre d’un processus de recrutement, de collaboration professionnelle ou de prestation de services;
des renseignements techniques liés à l’utilisation du site Web ou d’outils numériques, notamment au moyen de témoins de connexion, lorsque ceux-ci sont utilisés;
tout autre renseignement personnel fourni volontairement à Novare dans le cadre d’une communication, d’un mandat ou d’une relation professionnelle.

Dans certains dossiers, Novare peut avoir accès à des renseignements sensibles, notamment des renseignements médicaux, financiers, disciplinaires, familiaux ou liés à l’emploi. Ces renseignements sont traités avec une prudence accrue et uniquement lorsqu’ils sont nécessaires aux fins du mandat ou des obligations applicables.

Comment recueillons-nous les renseignements personnels?

Novare recueille généralement les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, de ses représentants, de ses mandataires ou de l’organisation qui retient ses services. Les renseignements peuvent être transmis notamment par courriel, téléphone, formulaire Web, rencontre virtuelle, rencontre en personne, documents partagés ou outils technologiques utilisés dans le cadre des services.

Novare peut également recueillir des renseignements provenant de sources publiques ou de documents accessibles dans le cadre d’un mandat, lorsque cela est pertinent et conforme aux lois applicables.

À quelles fins utilisons-nous les renseignements personnels?

Novare utilise les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou à des fins compatibles avec celles-ci, notamment pour :

fournir des services juridiques, stratégiques, de formation ou d’accompagnement;
ouvrir, administrer, analyser, documenter et gérer des dossiers ou des mandats;
communiquer avec les clients, participants, partenaires, fournisseurs ou autres personnes concernées;
répondre aux demandes d’information, d’inscription, de suivi ou de service;
préparer des documents, avis, contrats, politiques, formations, opinions ou représentations;
respecter les obligations professionnelles, légales, déontologiques, fiscales, comptables ou réglementaires applicables;
procéder à la facturation, au paiement, au remboursement, au suivi des comptes et à l’administration interne de Novare;
traiter les inscriptions, paiements, remboursements ou suivis administratifs liés aux formations et autres services de Novare;
envoyer des communications professionnelles, invitations, nouvelles, contenus juridiques ou informations relatives aux services, lorsque permis par la loi;
améliorer les services, les outils, les contenus et les communications de Novare;
protéger les droits, les intérêts, la sécurité et la confidentialité de Novare, de ses clients ou de tiers.

Avec qui partageons-nous les renseignements personnels?

Novare ne vend pas les renseignements personnels. Elle peut toutefois les communiquer, lorsque nécessaire, aux personnes ou organisations suivantes :

aux personnes autorisées au sein de Novare ou à ses collaborateurs, lorsque l’accès est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions ou au traitement d’un mandat;
aux clients, représentants, experts, consultants, avocats correspondants, fournisseurs ou partenaires impliqués dans un mandat ou un service;
aux fournisseurs de services technologiques, administratifs, comptables, infonuagiques, de paiement sécurisé, de communication ou d’hébergement utilisés par Novare;
aux tribunaux, organismes administratifs, autorités gouvernementales, ordres professionnels ou organismes de réglementation, lorsque requis ou permis par la loi;
à toute autre personne ou organisation lorsque la personne concernée y consent ou lorsque la loi l’autorise.

Lorsque Novare fait appel à des fournisseurs de services, elle limite les renseignements communiqués à ce qui est raisonnablement nécessaire et cherche à s’assurer que ces fournisseurs protègent les renseignements conformément aux exigences applicables.

Lorsque le paiement est effectué par carte de crédit, les renseignements nécessaires au traitement du paiement peuvent être transmis à un fournisseur de services de paiement sécurisé. Novare ne conserve ces renseignements que dans la mesure nécessaire aux fins du paiement, de la facturation, du remboursement ou de ses obligations légales et comptables.

Où les renseignements personnels sont-ils conservés?

Les renseignements personnels détenus par Novare sont conservés au Canada.

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Novare conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, professionnelles, fiscales, comptables, déontologiques ou réglementaires applicables. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Novare prend des mesures raisonnables pour les détruire, les supprimer ou les anonymiser de façon sécuritaire, selon le contexte.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Novare met en place des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la sensibilité des renseignements détenus afin de les protéger contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée, la communication non autorisée, la modification ou la destruction. Ces mesures peuvent être de nature administrative, contractuelle, physique ou technologique.

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions ou pour la réalisation d’un mandat. Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’est entièrement exempte de risques. Toute personne qui croit que des renseignements personnels ont été compromis est invitée à communiquer rapidement avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Novare.

Les renseignements financiers, y compris les renseignements liés à une carte de crédit personnelle ou corporative, sont traités avec une attention particulière et uniquement aux fins nécessaires au traitement du paiement ou aux suivis connexes autorisés.

Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment consister en un accès non autorisé à un renseignement personnel, son utilisation non autorisée, sa communication non autorisée, sa perte ou toute autre atteinte à sa protection. Catherine Deslauriers est la personne désignée par Novare pour recevoir, analyser et traiter les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Lorsqu’un incident survient, Novare prend les mesures raisonnables afin d’en limiter les conséquences, d’évaluer le risque de préjudice sérieux, d’inscrire l’incident au registre approprié et, lorsque la loi l’exige, d’aviser les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec.

Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Sous réserve des limites prévues par la loi, toute personne concernée peut demander :

de savoir si Novare détient des renseignements personnels la concernant;
d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par Novare;
de faire rectifier un renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque;
de retirer son consentement à certaines utilisations ou communications, lorsque le consentement constitue le fondement applicable;
de demander la cessation de la diffusion, la désindexation ou la réindexation de certains renseignements, lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies;
de demander, dans certains cas, la communication de renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Une demande peut être refusée, en tout ou en partie, lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment pour protéger le secret professionnel, les droits d’un tiers, la confidentialité d’un dossier ou les obligations professionnelles de Novare.

Le refus de fournir certains renseignements personnels, ou le retrait d’un consentement lorsque celui-ci est requis, pourrait toutefois limiter la capacité de Novare à fournir certains services, à traiter une inscription, à répondre à une demande ou à poursuivre un mandat.

Communications électroniques et désabonnement

Novare peut transmettre des communications électroniques, notamment des invitations, nouvelles, contenus juridiques, informations relatives à ses services ou confirmations d’inscription, lorsque permis par la loi. Toute personne peut se désabonner des communications promotionnelles ou non essentielles en utilisant le mécanisme prévu à cette fin ou en communiquant avec Novare.

Témoins de connexion et technologies similaires

Le site Web de Novare peut utiliser des témoins de connexion ou des technologies similaires afin d’assurer son bon fonctionnement, d’améliorer l’expérience de navigation, de mesurer l’achalandage ou de mieux comprendre l’utilisation du site. Lorsque requis, Novare fournit les informations nécessaires et obtient les consentements applicables selon la nature des témoins utilisés.

Renseignements transmis avant l’établissement d’une relation avocat-client

La transmission d’un renseignement à Novare, notamment par courriel, formulaire Web ou téléphone, ne crée pas automatiquement une relation avocat-client. Une telle relation est établie uniquement lorsque Novare confirme expressément accepter un mandat. Il est donc recommandé de ne pas transmettre de renseignements confidentiels ou sensibles avant cette confirmation, sauf si cela est nécessaire à l’analyse préliminaire de la demande.

Comment communiquer avec nous?

Pour toute question concernant la présente politique, pour exercer un droit relatif à vos renseignements personnels, pour signaler un incident de confidentialité ou pour formuler une plainte, veuillez communiquer avec :

Catherine Deslauriers
Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Novare Stratège Légal inc.
Courriel : catherine.deslauriers@novaresl.ca
Téléphone : 354 888-0609
Adresse : 40 Rue Prince-Arthur, bureau 210, St-Lambert, J4P 1X2

Mise à jour de la politique

Novare peut modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques, de ses services, de ses outils technologiques ou des exigences légales applicables. La version la plus récente de la politique sera rendue disponible par Novare.

Dernière mise à jour : 24 juillet 2026